上司の説明がわからない!疑問点をうまく聞き出す質問方法を解説!

サラリーマン

上司の説明がわかりにくくて困ってしまう・・・

あなたも、このようなことを感じた瞬間が何度もあると思います。

上司の説明がわからないと、何をどうすればよいのか理解できないため、仕事をするうえで困ってしまいます。

そこで、今回は

今回のテーマ
  • 上司の説明がわからないときの対処法
  • 疑問点を上司に聞くときのコツ
  • 分かりづらい説明の特徴
  • 上司に質問するとキレられた時の対処法

についてお伝えします。

 

上司の説明がわからないときの対処法

上司が何を言っているのか分からない場合、本来であれば上司が悪いのですが、そのことを指摘するわけにはいきません。

また、分からないままの状態でいると、仕事が進みません。

対処法として心がけておきたいのが

上司の説明がわからないときの対応
  1. キーワードだけでもメモをする
  2. 疑問点を明確にする
  3. 一緒に話を聞いている人に質問する
  4. それでも分からなければ上司に直接聞いてみる

この4ポイントです。

それでは、1つずつ順番に説明していきます。

 

キーワードだけでもメモをする

たとえば、あなたが上司からイベントのための会場確保の役割を任されたときに

上司

「できるだけ大きめの会場を確保するように」

別のケースで、上司から、訪問先の人に渡す手土産を用意するように言われたときに

上司

「おいしそうな和菓子を用意して」

 

こんなふうに言われても、どうしてよいか分からずに困ってしまいます。

ここはひとまず、「大きめの会場」「おいしそうな和菓子」とメモしておきましょう。

 

疑問点を明確にする

先ほどのケースで言えば

●大きめの会場というのは、何人ぐらい収容できる会場のことなのか

●おいしそうな和菓子は、甘いものなのか、それとも甘さを控えたものなのか

このように、自身の言葉で分からなかったポイントを整理してみましょう。

そうすることで、どのような質問をすればよいのかが明確になります。

 

一緒に話を聞いている人に質問する

いきなり上司に質問することに抵抗がある場合は、隣で話を聞いていた人に分からない点を質問してみましょう。

もし、上司の話を聞いていたのがあなた1人だった場合は、わかりそうな人に聞いてみても良いです。

 

それでも分からなければ上司に直接聞いてみる

他の人に聞いても理解できなかった場合や、あいまいな点がある場合は、上司に聞くしかありません。

上手な質問の方法については、次の章で説明しますのでそのまま読み進めてください。

 

疑問点を上司に聞くときのコツ

ここでは、悪い質問方法と、良い質問方法を取り上げます。

NGな例

【形式】

○○について、もう1度教えて頂きたいのですが・・・

□□については、どのようなものなのでしょうか?

 

先ほどの、大きめの会場の例と美味しい和菓子の例でいれば

サラリーマン

大きめの会場というのはどれぐらいのものなのか、教えてください。

おいしそうな和菓子というのは、どのようなものなのでしょうか?

 

一見すると正しい質問のように見えますが、上司によっては

上司

「それぐらい自分で考えろ!」

と言います。

実は、上司が説明があやふやな場合、上司自身もきちんと理解していないまま部下に指示を飛ばしているケースもあります。

そうすると、自分の頭で考えるのが面倒であり、上記の質問をしてきた部下に対して

上司

コイツ、メンドクサイな!

と感じるわけです。

(※本来であれば、そんな上司がメンドクサイのは言うまでもないのですが、口にするわけにはいかないのが辛いところです)

 

OKな例

では、どのように質問するのが良いのでしょうか。

【形式】

○○について、私は▲▲というふうに理解したのですが、間違っていないでしょうか?

例えば、

今回のイベントの参加者は100人なので、会場については100人収容できる場所で良いでしょうか。

美味しい和菓子と言えば、大福を思いついたのですが、あっていますか。

サラリーマン

今回のイベントの参加者は100人なので、会場については100人収容できる場所で良いでしょうか。

美味しい和菓子と言えば、大福を思いついたのですが、あっていますか。

このように、上司がYESNOで答えられる形で質問することをおすすめします。

そうすると、上司もYESNOのいずれかをハッキリさせる必要があるため、あなたの疑問を解消させることが出来ます。

 

分かりづらい説明の特徴

では、分かりにくい説明にはどのような特徴があるのでしょうか。

この点を知っておくと、あなた自身の説明が分かりにくいと思われてしまうのを防ぐことにつながります。

 

話が長い

人が相手の話を聞いていられる時間については1分30秒ぐらいだと言われてします。

2分を超えると長いと感じてしまい、3分を超えると聞いていられなくなります。

(そう考えると、学校の終業式で3分で終わる話を30分かけて行う校長先生の話は長すぎると言えます)

集中力が切れてしまうと、当然ですが話の内容が頭に入ってきません。

ですので、あなたが相手に何かを説明したり質問したりする時は、1分30秒以内で簡潔に言うことを1つの目安としてみましょう。

 

結論から話さない

前置きが長くてまわりくどい説明をしてしまうと、何が言いたいのか分からないと思われてしまいます。

誰もが子ども時代に関わってきた学校の先生の中に、話が分かりやすい人と分かりにくい人がいたと思います。

分かりやすい先生の場合は、たいていの場合は結論から話しているものです。

逆に、分かりづらい先生の場合は、話があっちへ行ったりこっちへ行ったりしていて、聞いている方がストレスを感じてしまいます。

 

あいまいな抽象語や形容詞が多い

たとえば

気合を入れろ(本気出してやりなさい)

コミュニケーション能力が足りない

●君は気遣いが足りない

できるだけ早く仕上げなさい

もっと美しいデザインにしてほしい

このように、何かを説明しているようで、何を言っているのかいまひとつ理解できない言葉(人によって捉え方が異なる言葉)は、意外と多いです。

 

カタカナ語が多い

あなたの周りにも、カッコつけてカタカナ語を多用している上司がいるかも知れません。

●資料をシェアしてほしい

エビデンスが足りない

フレームワークが分かりづらい

●このトピックだと刺さらない

ブラッシュアップが必要だ

 

私がこれまで聞いた中で、吹き出しそうになったのが

●コンプリケイティッドゥ(complicated:複雑)なテーマでのカンバゼーション(conversation:会話)

一応言いたいことが分かりましたが、わざわざカタカナ語に変換する必要があったのか、いまでも疑問に思っています。

 

説明している人自身の理解が不十分なまま話す

説明を分かりやすくするコツは、世の中にありふれていますが、意外と見落とされがちなのが、このポイントです。

学生時代、教育実習生の方に対して、この先生の説明はイマイチよく分からないと感じたことはありませんか。

その理由としてよく当てはまるのが、先生自身の理解が不十分だということです。

そのせいで、支離滅裂な説明をしてしまうこともあるのです。

上司の場合で言えば、上司自身もよくわかっていないまま指示を出すせいで、説明があいまいになってしまうのです。

 

他人の言葉をそのまま伝える

上司自身がよくわかっていないまま指示を出す理由として当てはまるのが

●社長や役員に言われたことを、そのまま部下に伝える

ことです。

 

例えば、社長から残業削減のための業務効率化の指示が出たとします。

上司としては、社長からの指示である以上、部下に伝えないわけにはいきません。

ですが、

●業務効率化とは、何をどうすることを指すのか

●残業時間をどれぐらい減らすことが目標なのか

●部署として、まずは何から手を付ける必要があるのか

ということを上司自身が理解できていないと、部下が混乱するだけです。

また、部下から具体的に質問されたとしても、何も答えられないわけです。

 

上司に質問するとキレられた時の対処法

そのような場合は、

●上司よりも上の立場の人に、キレられた事実を報告する

●質問したいことを、上司よりも上の立場の人に確認する

という方法があります。

 

とはいえ、何度もキレられる状況が続くと、さすがに我慢の限界に達してしまいます。

また、あなたよりも仕事ができない上司の機嫌を取り続けていると、何だかバカらしくなってきます。

もし、あなたが

サラリーマン

これ以上、今の上司のもとで仕事を続けるのはしんどい・・・

と考えているのであれば、あなたの能力を存分に発揮できる環境に移ることを検討してみても良いと思います。

 

とはいえ、転職は人生における大きな決断の1つですので、転職について検討し始めると様々な不安がおしよせてきます。

その状況で、1人でずっと悩み続けるのは、とてもしんどいことです。

そんな時にあなたの味方になってくれるのが、転職エージェントです。

転職エージェントを利用すると

転職エージェントを利用するメリット
  1. 転職のことや今後のキャリアについての相談ができる
  2. 履歴書や職務経歴書の添削や面接対策を行なってもらえる
  3. 面接であなたが伝えきれなかったことを、代わりに伝えてもらえる
  4. 非公開求人を紹介してもらえる
  5. 企業の内部事情に関する情報を入手できる
  6. 企業との面接の日程調整を行なってもらえる
  7. 企業との年収交渉を行なってもらえる
  8. 内定を辞退する場合はエージェントから連絡してもらえる

上記のサービスを無料で受けることが出来ます。

何よりも、いつでも相談できるというのが、エージェントを利用する最大のメリットです。

 

転職エージェント会社で特に有名なのが

●リクルートエージェント

●マイナビエージェント

●doda

この3つです。

特におすすめなのが、マイナビエージェントです。

先ほど紹介した3つのエージェント会社の口コミを100件ずつ調査したところ

口コミの調査項目
  • 紹介される案件は自分に合ったものだったのか(案件の質)
  • 担当者は親切・丁寧にサポートしてくれたか(サポートレベル)
  • 履歴書や職務経歴書、面接などに関するアドバイスは役に立ったか(アドバイス内容)

優良なエージェントかどうかを判断するうえで重要となる上記の項目のすべてで、マイナビエージェント1位となりました。

 

3社の結果を詳しく見ていくと

dodaの結果(分析数:100件)

案件の質

  • 高評価数:21
  • 低評価数:16
  • 高評価率:56.7%(3社中2位)

サポートレベル

  • 高評価数:30 
  • 低評価数:40
  • 高評価率:42.8%(3社中3位)

アドバイス内容

  • 高評価数:21 
  • 低評価数:7
  • 高評価率:75%(3社中3位)
リクルートエージェントの結果(分析数:100件)

案件の質

  • 高評価数:30 
  • 低評価数:27
  • 高評価率:52.6%(3社中3位)

サポートレベル

  • 高評価数:36 
  • 低評価数:36
  • 高評価率:50%(3社中2位)

アドバイス内容

  • 高評価数:27 
  • 低評価数:6
  • 高評価率:81.8%(3社中2位)

 

マイナビエージェントの結果(分析数:100件)

案件の質

  • 高評価数:44 
  • 低評価数:15
  • 高評価率:74.5%(3社中1位)

サポートレベル

  • 高評価数:63 
  • 低評価数:22
  • 高評価率:74.1%(3社中1位)

アドバイス内容

  • 高評価数:40 
  • 低評価数:3
  • 高評価率:93%(3社中1位)

マイナビ―エージェントのサポートレベルの評価が、他の2社と比べて高くなっています。

 

【マイナビエージェントの高評価の内容】

●それぞれの業界に精通したアドバイザーがついてくれる

●紹介された求人は、質・量ともに良かった

●自分の希望業種の求人数が増える時期や企業の選び方について丁寧に教えてくれた

●履歴書のアドバイスをもらえたことで、自分の文章がどんどん良くなっていくのが分かった

●電話対応がとても丁寧で、最後の最後まで親身になってもらえた

●「最終的に私たちの紹介した会社に決めなくてもいいので、納得できる会社を選んでください」と言ってもらえた

【マイナビエージェントの低評価の内容】

●求人の数が物足りない

●担当するエージェントによって差がある

●少し期待外れだった

 

ここで取り上げた口コミは一部ですが、対応の丁寧さ親切さを評価する内容が多く見られます。

私が見た限りでは、無理やり選考に進むように言われたといった内容の口コミはありませんでした。

マイナビの基本的な考え方は

●多少時間がかかっても、応募者全員が納得する転職をサポートする

転職を無理強いしないのは、この考え方が徹底されているからなのでしょう。

 

また、企業側からすると、求人数の多いエージェントに登録すると、他の企業に埋もれてしまい求職者に見てもらえない可能性が高いです。

ですが、マイナビエージェントであれば、案件を絞っている分だけ、求職者に見てもらえる可能性が高まります。

その結果、質の良い案件がマイナビエージェントに流れて、結果的に求人の質についての評価が高くなっているのかもしれません。

●1つ1つの求人をじっくり吟味してもらい、納得のいく転職をしてもらえるようにサポートする

この点こそが、マイナビエージェントの強みだと言えます。

 

もし迷っているのであれば、登録を済ませて1度エージェントの方と企業の選び方や転職活動の進め方について話をしてみることをおすすめします。

※直接オフィスに行かなくても、電話相談も可能です。

 

最後まで読んで頂き、ありがとうございました。